Quin descompte puc aconseguir en un hotel pel meu casament?

Normalment podeu obtenir tarifes de grup entre un 15% i un 30% més baixes que la tarifa estàndard. El descompte depèn del nombre d'habitacions bloquejades, la temporada i la capacitat de negociació. A més, pots negociar extres com suite de cortesia, esmorzar inclòs o pàrquing gratuït.

Quantes habitacions he de bloquejar per als meus convidats?

Una bona estimació és aplicar la regla del 80%: si tens 50 convidats de fora, calcula que el 80% necessitarà allotjament (40 convidats), i d'aquests, el 80% triarà el teu hotel (32 convidats). Això sol traduir-se en 10-15 habitacions depenent de com s'agrupin les famílies i les parelles.

Què és millor, un bloc de cortesia o un bloc garantit?

Sempre cerca un bloc de cortesia (courtesy block). Aquest tipus dacord permet que les habitacions no reservades salliberin sense penalització 30 dies abans del casament. El bloc garantit t'obliga a pagar pel 80-90% de les habitacions encara que no es reservin, cosa que és molt arriscada.

Quan és el millor moment per negociar amb un hotel?

El moment ideal és entre 6 i 9 mesos abans del casament. Amb més antelació, potser no tenen tarifes grupals disponibles; amb menys, arrisques la disponibilitat, especialment en temporada alta. Aquest termini et permet negociar amb calma i informar els teus convidats amb temps.

Què he de revisar al contracte de l'hotel?

Verifica les tarifes i dates, el tipus de bloc (cortesia vs garantit), la data límit de reserva (cut-off date), les polítiques de cancel·lació, la clàusula de desgast (attrition) si s'aplica, i que tots els extres negociats (suite, esmorzar, pàrquing) estiguin especificats per escrit.

Guia per negociar l'hotel del vostre casament per a convidats

Organitzar un casament és una de les aventures més emocionants de la teva vida. Cada detall, des de les flors fins a la música, és una peça del puzle que formarà el vostre dia somiat. Però has pensat en els teus convidats? Especialment en aquells que viatgen des de lluny per estar al vostre costat. Assegurar-te que tinguin un lloc còmode i assequible on allotjar-se és un gest d'afecte que no passarà desapercebut.

Negociar un bloc d'habitacions a un hotel pot semblar una tasca intimidant, plena de contractes i termes que no sempre són clars. Però no et preocupis! Som aquí per guiar-te a cada pas. Pensa'ns com aquesta amiga experta que ja ha passat per això i vol compartir tots els seus secrets amb tu.

Aquesta guia us portarà de la mà per tot el procés, des de la investigació inicial fins a la signatura del contracte, perquè aconsegueixis les millors condicions per als teus éssers estimats. Al final, no només hauràs estalviat diners i estrès als teus convidats, sinó que també t'asseguraràs que l'experiència del teu casament sigui perfecta per a tothom, des del principi fins al final.

Primers passos: Investigació i planificació

Abans de llançar-te a contactar hotels, és fonamental tenir un pla clar. Una bona preparació és la clau per a una negociació amb èxit. No t'aclaparis, ho desglossarem en passos senzills.

Investiga i selecciona els hotels adequats

El primer pas és crear una llista de possibles hotels. No et limitis a l'hotel on celebres el casament, si és que teniu allotjament. Oferir dues o tres alternatives amb diferents rangs de preus és un detall fantàstic pels teus convidats.

Ubicació, ubicació, ubicació: Cerca hotels que estiguin convenientment a prop del lloc de la cerimònia i la celebració. Pensa en la logística: és fàcil arribar-hi? Hi ha transport públic a prop? Un hotel a poca distància a peu oa poca distància amb cotxe serà sempre la millor opció.
Llegeix les opinions: Plataformes com Booking, TripAdvisor o Google Maps són les teves millors aliades. Fixa't en allò que altres hostes diuen sobre la neteja, el servei al client i la qualitat general de l'hotel. Això us donarà una idea real de l'experiència que ofereixes.
Considera els serveis: Tenen piscina, esmorzar inclòs, Wi-Fi gratuït o pàrquing? Aquests petits extres poden marcar una gran diferència a l'estada dels teus convidats i fer-la molt més agradable.

Calcula el nombre d'habitacions que necessites

Aquest és un dels punts que més dubtes genera, però no ha de ser complicat. No necessites un nombre exacte des del principi, però sí una estimació realista.

Revisa la teva llista de convidats: Fes un recompte ràpid de quants convidats vénen de fora de la ciutat.
Agrupa per famílies o parelles: Pensa en com es distribuiran. Per exemple, una família de quatre podria necessitar una habitació, mentre que una parella en necessitarà una altra.
Aplica la regla del 80%: Una bona pràctica és estimar que al voltant del 80% dels teus convidats de fora necessitaran allotjament. D'aquest grup, un 80% probablement triarà allotjar-se a l'hotel que has bloquejat.
- Exemple: Si tens 50 convidats que viatgen, estima que 40 necessitaran hotel (50 x 0,80). D'aquests 40, és probable que uns 32 s'allotgin al teu bloc (40 x 0,80). Això es tradueix en unes 10-15 habitacions, segons com s'agrupin.

No et preocupis si el número no és perfecte. Més endavant veurem com negociar contractes flexibles que permetin ajustar la quantitat d'habitacions. Per a més consells sobre la gestió de convidats, consulta la nostra guia completa per organitzar l'allotjament de convidats.

Tria el millor moment per negociar

El timing és crucial. Si contacteu amb massa antelació, és possible que l'hotel no tingui encara les tarifes grupals disponibles. Si esperes massa, corres el risc que no hi hagi disponibilitat, especialment si el teu casament és a temporada alta.

El punt ideal sol ser entre 6 i 9 mesos abans del casament. Això et dóna prou temps per investigar, negociar amb calma i donar als teus convidats la informació amb antelació perquè puguin organitzar-se.

L'art de negociar: Estratègies que funcionen

Amb la teva investigació feta i els números clars, ha arribat el moment de la veritat: contactar amb els hotels i negociar. Recordeu, no esteu demanant un favor, esteu oferint un negoci considerable. Afronta la conversa amb confiança i amabilitat.

Contacta amb la persona adequada

No perdis el temps parlant amb la recepció general. El teu objectiu és el departament de vendes grupals o el coordinador d'esdeveniments. Busca a la web de l'hotel el contacte directe o truca i demana que et passin amb la persona encarregada dels blocs d'habitacions per a casaments.

En presentar-te, sigues clara i professional. Esmenta que estàs organitzant un casament (no oblidis donar la data!) i que t'agradaria sol·licitar una proposta per a un bloc d'habitacions.

Domina les estratègies de negociació

Aquí és on la teva preparació dóna fruits. Tingues clars els teus objectius i sigues flexible.

Aprofita el poder del grup: El principal avantatge que tens és el volum. Estàs garantint un nombre de reserves, cosa que és molt atractiu per a qualsevol hotel. Fes servir això per sol·licitar una tarifa de grup, que hauria de ser entre un 15% i un 30% més baixa que la tarifa estàndard.
Negocia extres i beneficis: La negociació no s'acaba en el preu de l'habitació. Pregunteu per possibles avantatges addicionals. Algunes idees són:
- Una suite de cortesia per a vosaltres, els nuvis, la nit de casaments.
- Esmorzar inclòs per a tots els hostes del bloc.
- Wi-Fi gratuït si no està inclòs de sèrie.
- Descompte al pàrquing.
- Bosses de benvinguda: Pregunta si l'hotel pot guardar-les i lliurar-les als teus convidats al check-in.
Sigues flexible amb les dates: Si el teu casament no està lligat a una data específica, pregunta a l'hotel si tenen caps de setmana de "temporada baixa" en què podrien oferir-te millors condicions. De vegades, moure la data una o dues setmanes pot suposar un estalvi considerable.
Menciona la competència: No tinguis por de dir (amb amabilitat) que estàs considerant altres opcions. Si tens una oferta millor d'un altre hotel de característiques similars, fes-la servir com a palanca. "L'Hotel X ens ofereix una tarifa de preu amb esmorzar inclòs. Hi ha alguna cosa que pugueu fer per millorar la vostra oferta?".

El contracte: Llegeix la lletra petita

Felicitats! Has arribat a un acord verbal. Ara és el moment de plasmar-ho tot per escrit. El contracte és la teva xarxa de seguretat, així que pren-te el temps necessari per revisar-ho a fons.

Bloc de cortesia vs. Bloc garantit

És vital que entenguis la diferència entre aquests dos tipus d'acords:

Bloc de cortesia (Courtesy Block): Aquest és el teu millor amic! L'hotel reserva un nombre d'habitacions per als teus convidats fins a una data límit (el "cut-off date"), normalment 30 dies abans del casament. Passada aquesta data, les habitacions que no s'hagin reservat s'alliberen novament al públic general sense cap penalització per a tu. És l'opció més segura i la que hauries d'intentar aconseguir sempre.
Bloc garantit (Guaranteed/Attrition Block): Aquest tipus de contracte t'obliga a pagar per un percentatge de les habitacions no reservades (normalment entre el 80% i el 90%). Per exemple, si bloqueges 10 habitacions i només se'n reserven 5, podries haver de pagar per 3 o 4 habitacions buides. Intenta evitar aquest tipus de contracte costi el que costi, llevat que estiguis 100% segura que totes les habitacions s'ompliran.

Clàusules clau a revisar

Tarifes i dates: Comprova que el preu per nit i les dates del bloc són correctes.
Política de cancel·lació: Què passa si un convidat ha de cancel·lar? I si, en el pitjor dels casos, el casament es cancel·la? Assegureu-vos que les condicions són raonables.
Data de tall (Cut-off date): Confirma la data límit perquè els teus convidats reservin amb la tarifa de grup.
Clàusula de desgast (Attrition Clause): Si tens un bloc garantit, revisa acuradament quin percentatge d'habitacions estàs obligat a cobrir.
Extres acordats: Assegura't que tots els beneficis que vas negociar (la suite de cortesia, l'esmorzar, etc.) estan clarament especificats al contracte.

No signis res que no entenguis. Si tens dubtes, demana aclariments. Un bon professional de vendes estarà encantat d'explicar-te cada punt.

La gestió després de la negociació

Un cop signat el contracte, la teva feina no s'ha acabat. Ara toca gestionar el bloc i mantenir informats els teus convidats.

Comunica la informació clarament: Crea una secció a la web del teu casament amb tota la informació. Inclou el nom de l'hotel, l'adreça, el codi de reserva del grup i la data límit per reservar. Explica com poden fer la reserva (per telèfon, en línia, etc.).
Fes un seguiment: Unes setmanes abans de la data límit, envia un recordatori amistós als convidats que encara no han reservat. De vegades, la gent simplement ho oblida. La nostra guia per gestionar la llista de convidats pot ajudar-te amb l'organització.
Mantén el contacte amb l'hotel: Parla amb el teu contacte a l'hotel periòdicament per veure quantes habitacions s'han reservat. Això us ajudarà a anticipar si necessitareu afegir més habitacions (si és possible) o si te'n sobraran moltes.
Gestiona els imprevistos: Un convidat té problemes per reservar? El codi no funciona? Actua com a intermediària amb l'hotel per solucionar qualsevol problema. Tenir un bon contacte us facilitarà enormement aquesta tasca.

La teva recompensa: Convidats feliços i tranquils

Negociar l'allotjament pels vostres convidats és més que una simple tasca logística; és una mostra de quant t'importen. En dedicar temps a trobar les millors opcions i condicions, no només els estàs estalviant diners, sinó que també els estàs simplificant la vida i permetent que se centrin en allò més important: celebrar el vostre amor.

Recorda aquests punts clau: planifica amb antelació, negocia amb confiança i amabilitat, llegeix cada detall del contracte i comunica la informació de manera clara. Si segueixes aquests passos, el procés serà molt més senzill del que t'imagines.

I el millor de tot serà veure les cares somrients dels teus éssers estimats, tots junts i gaudint d'un cap de setmana inoblidable, sabent que n'has cuidat a cada pas del camí.