Guía para negociar o hotel da túa voda para os convidados

Planificar unha voda é unha das aventuras máis emocionantes da túa vida. Cada detalle, dende as flores ata a música, forma unha peza do crebacabezas que conformará o día dos teus soños. Pero pensaches nos teus convidados? Especialmente nos que viaxan de lonxe para estar ao teu carón. Asegurarse de que teñan un aloxamento cómodo e accesible é un xesto considerado que non pasará desapercibido.

Negociar un bloque de habitacións de hotel pode parecer desalentador, cheo de contratos e termos que non sempre son claros. Pero non te preocupes! Estamos aquí para guiarte en cada paso do camiño. Pensa en nós como esa amiga intelixente que pasou por todo e quere compartir todos os seus segredos contigo.

Esta guía guiarache por todo o proceso, dende a investigación inicial ata a sinatura do contrato, para que poidas asegurar as mellores condicións posibles para os teus seres queridos. Ao final, non só lles aforrarás cartos e estrés aos teus convidados, senón que tamén garantirás que a túa experiencia de voda sexa perfecta para todos, de principio a fin.

Primeiros pasos: Investigación e planificación

Antes de comezar a contactar con hoteis, é fundamental ter un plan claro. Unha boa preparación é fundamental para o éxito das negociacións. Non te preocupes, imos dividilo en pasos sinxelos.

Investiga e selecciona os hoteis axeitados

O primeiro paso é crear unha lista de posibles hoteis. Non te limites ao hotel onde celebras a voda, se é que ten aloxamento. Ofrecer dúas ou tres alternativas con diferentes rangos de prezos é un toque fantástico para os teus convidados.

• Localización, localización, localización: Busca hoteis que estean convenientemente preto do lugar da cerimonia e da recepción. Pensa na loxística: é doado chegar alí? Hai transporte público preto? Un hotel a pouca distancia a pé ou en coche sempre será a mellor opción.

• Ler reseñas: Plataformas como Booking.com, TripAdvisor e Google Maps son os teus mellores aliados. Presta atención ao que din outros hóspedes sobre a limpeza, a atención ao cliente e a calidade xeral do hotel. Isto darache unha idea real da experiencia que ofreces.

• Ten en conta as comodidades: Teñen piscina, almorzo incluído, wifi gratuíta ou aparcamento? Estes pequenos extras poden marcar unha gran diferenza na estadía dos teus hóspedes e facela moito máis agradable.

Calcula o número de habitacións que necesitas

Este é un dos puntos que xera máis preguntas, pero non ten por que ser complicado. Non necesitas un número exacto desde o principio, pero si unha estimación realista.

1. Revisa a túa lista de hóspedes: Fai unha conta rápida de cantos hóspedes veñen de fóra da cidade.

2. Agrupa por familias ou parellas: Pensa en como se distribuirán. Por exemplo, unha familia de catro persoas pode necesitar unha habitación, mentres que unha parella necesitará outra.

3. Aplica a regra do 80 %: Unha boa práctica é estimar que arredor do 80 % dos teus hóspedes de fóra da cidade necesitarán aloxamento. Dese grupo, é probable que o 80 % elixa aloxarse no hotel que reservaches.

Exemplo: Se tes 50 convidados viaxeiros, calcula que 40 necesitarán un hotel (50 x 0,80). Deses 40, é probable que aproximadamente 32 se aloxen no teu bloque (40 x 0,80). Isto tradúcese en aproximadamente 10-15 habitacións, dependendo de como estean agrupadas.

Non te preocupes se o número non é perfecto. Máis adiante falaremos de como negociar contratos flexibles, o que che permitirá axustar o número de habitacións. Para obter máis consellos sobre a xestión de hóspedes, consulta a nosa guía completa para organizar o aloxamento de hóspedes.

Escolle o mellor momento para negociar

O momento é crucial. Se contactas con demasiada antelación, é posible que o hotel aínda non teña tarifas de grupo dispoñibles. Se esperas demasiado, corres o risco de non ter dispoñibilidade, especialmente se a túa voda é en tempada alta.

O momento ideal para comezar adoita ser entre 6 e 9 meses antes da voda. Isto dáche tempo suficiente para investigar, negociar con calma e proporcionarlles aos teus hóspedes a información con antelación para que poidan facer os arranxos.

A arte da negociación: estratexias que funcionan

Coa túa investigación feita e os números claros, é hora do momento da verdade: contactar cos hoteis e negociar. Lembra que non estás pedindo un favor; estás ofrecendo unha oportunidade de negocio significativa. Aborda a conversa con confianza e cortesía.

Contacta coa persoa axeitada

Non perdas tempo falando coa recepción xeral. O teu obxectivo é o departamento de vendas de grupos ou o coordinador de eventos. Busca a información de contacto directo no sitio web do hotel ou chama e pide que te poñan en contacto coa persoa encargada dos bloques de salas para vodas.

Ao presentarte, sé claro e profesional. Menciona que estás organizando unha voda (non esquezas indicar a data!) e que che gustaría solicitar un orzamento para un bloque de salas.

Domina as estratexias de negociación

Aquí é onde a túa preparación compensa. Ten claros os teus obxectivos e sé flexible.

• Aproveita o poder do grupo: A túa principal vantaxe é o volume. Estás a garantir un certo número de reservas, o que é moi atractivo para calquera hotel. Usa isto para solicitar unha tarifa de grupo, que debería ser entre un 15 % e un 30 % máis baixa que a tarifa estándar.

• Negocia extras e vantaxes: A negociación non remata co prezo da habitación. Pregunta sobre posibles vantaxes adicionais. Algunhas ideas inclúen:

• Unha suite de cortesía para ti, os recén casados ou para a túa noite de vodas.

• Almorzo incluído para todos os hóspedes do grupo.

• Wi-Fi gratuíta se non está incluída de serie.

• Desconto no aparcamento.

• Bolsas de benvida: Pregunta se o hotel pode gardalas e entregalas aos teus hóspedes ao facer o check-in.

• Sé flexible coas datas: Se a túa voda non está ligada a unha data específica, pregunta ao hotel se teñen fins de semana "fóra de tempada" nos que poidan ofrecer mellores tarifas. Ás veces, cambiar a data unha ou dúas semanas pode supoñer un aforro significativo.

• Menciona a competencia: Non teñas medo de mencionar (educadamente) que estás a considerar outras opcións. Se tes unha oferta mellor doutro hotel con características similares, úsaa como vantaxe. "O hotel X ofrécenos unha tarifa de [prezo] con almorzo incluído. Hai algo que poidas facer para mellorar a túa oferta?"

O contrato: le a letra pequena

Parabéns! Chegaches a un acordo verbal. Agora é o momento de poñelo todo por escrito. O contrato é a túa rede de seguridade, así que tómate o tempo para revisalo a fondo.

Bloqueo de cortesía vs. Bloqueo garantido

É vital que entendas a diferenza entre estes dous tipos de acordos:

• Bloqueo de cortesía: Este é o teu mellor amigo! O hotel reserva unha serie de habitacións para os teus hóspedes ata unha data límite, normalmente 30 días antes da voda. Despois desa data, as habitacións non reservadas devólvense ao público en xeral sen ningunha penalización para ti. É a opción máis segura e a que sempre debes tentar conseguir.

• Bloqueo garantido/por desgaste: Este tipo de contrato obrígache a pagar unha porcentaxe das habitacións non reservadas (normalmente entre o 80 % e o 90 %). Por exemplo, se bloqueas 10 habitacións e só hai 5 reservadas, poderías ter que pagar por 3 ou 4 habitacións baleiras. Intenta evitar este tipo de contrato a toda costa, a non ser que esteas 100 % seguro de que todas as habitacións estarán cheas.

Cláusulas clave para revisar

• Tarifas e datas: Comproba que a tarifa por noite e as datas do bloqueo sexan correctas.

• Política de cancelación: Que ocorre se un convidado ten que cancelar? Que ocorre se, no peor dos casos, se cancela a voda? Asegúrate de que as condicións sexan razoables.

• Data límite: Confirma a data límite para que os teus convidados reserven á tarifa de grupo.

• Cláusula de desgaste: Se tes un bloque garantido, revisa coidadosamente a porcentaxe de habitacións que estás obrigado a cubrir.

• Extras acordados: Asegúrate de que todos os beneficios que negociaches (a suite de cortesía, o almorzo, etc.) estean claramente especificados no contrato.

Non asines nada que non entendas. Se tes algunha dúbida, pide aclaracións. Un bo profesional de vendas estará encantado de explicarche cada punto.

Xestión posterior á negociación

Unha vez asinado o contrato, o teu traballo non rematou. Agora é o momento de xestionar a reserva e manter informados aos teus convidados.

• Comunica a información con claridade: Crea unha sección no sitio web da túa voda con toda a información. Inclúe o nome do hotel, o enderezo, o código de reserva de grupo e a data límite de reserva. Explica como poden facer unha reserva (por teléfono, en liña, etc.).

• Seguimento: Unhas semanas antes da data límite, envía un recordatorio amigable aos convidados que aínda non reservaron. Ás veces a xente simplemente esquécese. A nosa guía para xestionar a lista de convidados pode axudarche con isto.

• Mantén o contacto co hotel: Fala co teu contacto no hotel regularmente para ver cantas habitacións se reservaron. Isto axudarache a anticipar se necesitarás engadir máis habitacións (se é posible) ou se che sobrarán moitas.

• • Xestiona os problemas inesperados: Algún hóspede ten problemas para reservar? O código non funciona? Actúa como intermediario co hotel para resolver calquera problema. Ter un bo contacto facilitará moito esta tarefa.

A túa recompensa: Convidados felices e relaxados

Negociar aloxamentos para os teus convidados é máis que unha simple tarefa loxística; é unha forma de demostrar o moito que che importan. Ao dedicar tempo a atopar as mellores opcións e condicións, non só lles estás aforrando cartos, senón que tamén lles simplificas a vida e lles permites centrarse no que máis importa: celebrar o teu amor.

Lembra estes puntos clave: planifica con antelación, negocia con confianza e amabilidade, le cada detalle do contrato e comunica a información con claridade. Se segues estes pasos, o proceso será moito máis doado do que imaxinas.

E o mellor de todo será ver as caras sorrintes dos teus seres queridos, todos xuntos e desfrutando dun fin de semana inesquecible, sabendo que coidaches deles en cada paso do camiño.